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金融学院外联管理制度
2015-12-03 13:30 金融学院
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一、总 则

第一条:金融学院外联部是学生会中负责与院内外各种企事业单位进行一系列互惠互利的合作、为学院重大活动谋求资金经费、以确保学院活动能够顺利完成的职能部门。拉赞助、外部院系活动、内部部门建设是外联部三大最主要的工作,为了保证部门工作的顺利开展,提高部门办事效率,特制定本制度。

二、人事管理

第二条:外联部设部长一名,副部长六名,干事十四名。

第三条:部门全体成员需要对工作认真负责、讲求效率。部门内部保证良好的沟通和协作,部长在关心副部和干事工作的同时加强与院系同学的交流,做好学长学姐的角色也同样重要,各副部干事之间要互相帮助互相协作,有效率地完成部长分配的工作。

第四条:协调好与其他部门之间的关系,对于各种反映的问题及时上报,共同商讨,各抒己见,使之得到妥善的解决,促进整个学生会工作的顺利开展。

第五条:实行例会制度,定期对工作进行总结,加强部门人员之间了解,保证部门工作的顺利进行。

第六条:分配到任务的成员需积极配合,按质按量按时完成任务,具有良好的分工合作的团队意识。

第七条:明确部门职能,并且根据变化的实际修订章程,各成员如有更好的建议和意见可以向部长提出,共同不断促进外联部制度的完善和发展。

第八条:部门的规划、管理以及相关的工作应以本制度为前提,同时要遵守河南财经大学学生会管理的相关规定。

三、会议制度

第九条:每两周召开一次例会,时间地点根据副部干事情况合理安排,例会由部长主持,全体成员参加,因故不能参加因提前向部长请假。

第十条:例会形式要求规范、高效、简洁,贯彻民主集中制。其主要内容为布置近期重要通知,总结以往工作情况并及时讨论短期内工作安排,同时及时将近期收集到的潜在赞助商信息归档,由部长安排一名副部具体负责。

第十一条:例会要求安排专人进行考核,记录部门成员出勤及近期工作表现,同时在学生会出现紧急情况下可由部长召集临时会议。

第十二条:在学生会近期对外联部无重大事务安排情况例会形式可以丰富多彩,可由部长安排适宜的部门联谊活动,进一步加深部门成员之间的了解及感情。

四、财务制度

第十三条:部门的采购行为,严格按照金融学院报账制度进行。

第十四条:一般外联赞助活动、以及协助其他针对外联部所拉赞助可对当事人进行相关奖励,具体奖励形式或金额由部长分管外联副主席和负责老师商定,赞助物品和资金应应先归学院所有。

五、外联策略

第十五条:学生会有重大活动需要拉赞助时须由部长分配外联任务,副部干事主动参与,就活动赞助可能性和商家及时进行沟通,相关进展及时知会部长。

第十六条:部门成员间相互协作,及时信息共享,联系赞助方式多样,必要时大规模的打电话,找出几家有意向的商家,再约见面,通常联系总经理或广告主管。

第十七条:带上计划书等材料和商家面谈赞助事宜时应用语礼貌,坚持有理有利有节原则,策划书内容丰富详实,包括投资所需要的经费,所能提供的宣传方式(也可由赞助商决定)。

第十八条:外联具体情况及时向部长汇报,需要与商家达成重要赞助协议时应由部长或外联相关负责副主席签订书面意向书生效,个人不得擅自与商家签订协议或达成口头协议。

第十九条:社团活动过程中应积极配合相关工作人员根据赞助意向书中相关规定安排落实好商家宣传工作,商家有嘉宾出场时须提前联系并负责细心接待,在保证活动顺利完成及社利益实现的前提下可满足嘉宾临时要求。

第二十条:与商家保持友好往来并时常联系,在节假日等特殊时间可进行多方式的问候,活动结束后可发感谢信或赠送纪念性小礼物表达谢意。

第二十一条:平时积极锻炼语言表达能力及与人沟通能力,保证活动中与商家沟通的愉快畅通,以期建立长期合作关系。

第二十二条:举行大型活动时可联系校园媒体宣传,相关费用和商家商议。

六、考核制度

第二十三条:为加强外联部的管理,调动全体部员的积极性,主动性,增强部员责任心,提高工作效率,同时在部门中营造团结,和谐,创新,积极向上的良好工作氛围,特建立此部门考核制度。

第二十四条:考核采用记分制,基准分为0,分为外联工作考核与会议情况考核两大项。考核工作由部长及全体部员共同监督完成,务必做到公平、公正、公开。

第二十五条:外联工作积极热情,有责任心,注意创新,加强团队合作精神,部门成员间多交流并总结学习适当加1-5分;部员每次外出工作需作出记录,详细记录外出日期,对方公司名称,地址,联系人,联系方式及取得成果等,记录需在相应月月末前上交,加3分/份,最高9分。

第二十六条:部门例会应准时参加,有事应提前请假。故迟到扣1分/人次,无故缺席扣2分/人次;会议期间应做到认真记录。

第二十七条:拉到赞助者酌情加5-10分/人次;积极参与社团活动的工作,并且态度认真负责,表现优异者加2分/人次。

第二十八条:其他未尽考核项目由部长在具体工作中产生时进行评估补充。

七、附则

第二十九条:河南财经政法大学金融学院学生会外联部对此制度有最终解释权。

第三十条:本制度自公布之日起施行。

第三十一条:制度中条款若需改动的,需经部门内部商讨修改。

金融学院学生会外联部

2013年10月

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